5 sai lầm phổ biến khiến bạn thất thoát vật tư mà không hay biết

Trong lĩnh vực thi công xây dựng, vật tư luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí dự án. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp lại đang “chảy máu” ngân sách vì thất thoát vật tư âm thầm và khó kiểm soát. Tệ hơn, những thiệt hại này thường không được phát hiện sớm, gây hậu quả lớn về tài chính và tiến độ dự án.

Nếu bạn đang quản lý vật tư bằng sổ sách hoặc Excel, rất có thể bạn đang mắc phải 1 trong 5 sai lầm dưới đây – những sai lầm mà Phần mềm Quản lý thi công 360 có thể giúp bạn khắc phục hoàn toàn.

Sai lầm 1: Không kiểm soát vật tư luân chuyển giữa các công trình

Khi một công trình dư vật tư, doanh nghiệp thường điều chuyển nội bộ sang công trình khác. Tuy nhiên, nếu không cập nhật ngay vào hệ thống, vật tư sẽ bị ghi nhận thiếu ở công trình A và không có nguồn rõ ràng tại công trình B.

Giải pháp từ Phần mềm Quản lý thi công 360:

Ghi nhận luồng điều chuyển nội bộ giữa các công trình kèm số lượng, lý do, người thực hiện
Tự động điều chỉnh tồn kho thực tế và giá trị kế toán
Truy xuất lịch sử điều chuyển dễ dàng theo mã vật tư hoặc công trình

Sai lầm 2: Quản lý bằng giấy tờ hoặc file Excel tách rời, dễ sai sót

Excel là công cụ phổ biến nhưng lại thiếu tính bảo mật, không có kiểm soát truy cập và dễ chỉnh sửa dẫn đến sai số. Các phiếu nhập, xuất, đề xuất thường nằm rải rác, không đồng bộ.

Giải pháp từ Phần mềm Quản lý thi công 360:

Lập phiếu nhập – xuất – điều chuyển – yêu cầu mua hàng ngay trên phần mềm
Ghi nhận thời gian, người lập, người duyệt, vị trí sử dụng
Tự động tính toán tồn kho, so sánh với định mức thiết kế

Giảm đến 80% thời gian lập phiếu và tăng độ chính xác lên gần như tuyệt đối.

Sai lầm 3: Không theo dõi định mức vật tư theo từng hạng mục

Thiếu định mức tiêu hao dẫn đến hai hệ quả:

Xuất thừa, gây tồn kho ảo hoặc thất thoát thật
Xuất thiếu, khiến tổ đội chờ đợi, ảnh hưởng tiến độ

Giải pháp từ Phần mềm Quản lý thi công 360:

Cho phép thiết lập định mức vật tư riêng theo từng hạng mục, công tác hoặc tầng
Tự động cảnh báo khi vật tư xuất vượt định mức hoặc vượt tổng khối lượng dự án
Đối chiếu vật tư thực tế với khối lượng hoàn thành – hỗ trợ thanh toán nhanh gọn

Sai lầm 4: Không biết được vật tư nào đang bị thiếu hụt sắp tới

Chỉ khi tổ đội báo thiếu vật tư, bạn mới biết để mua – nhưng khi đó đã quá muộn. Vật tư về trễ vài ngày có thể khiến toàn bộ tiến độ bị chậm lại.

Giải pháp từ Phần mềm Quản lý thi công 360:

Theo dõi tồn kho thực tế tại từng công trình
Dự báo vật tư cần dùng theo tiến độ đã lập và sản lượng đã thực hiện
Tự động gợi ý danh sách vật tư cần mua trước 3–7 ngày

Giúp phòng vật tư chủ động đặt hàng, tránh bị động.

Sai lầm 5: Không truy vết được lịch sử xuất vật tư

Vật tư xuất ra không rõ người nhận, tổ đội sử dụng, hoặc không có chữ ký điện tử xác nhận – dễ dẫn đến tranh chấp, đổ lỗi và mất kiểm soát.

Giải pháp từ Phần mềm Quản lý thi công 360:

Mỗi lượt xuất kho được gắn với:
- Người yêu cầu
- Người duyệt
- Người nhận vật tư
- Tổ đội sử dụng
Có thể tạo QR, ký xác nhận trực tiếp trên điện thoại

Minh bạch – truy xuất rõ ràng – bảo vệ người quản lý và doanh nghiệp.

Tổng quan các tính năng quản lý vật tư nổi bật của QLTC 360

Tính năng	Mô tả
Quản lý kho	Nhập – xuất – tồn theo thời gian thực
Điều chuyển vật tư	Theo dõi điều chuyển nội bộ giữa công trình
Cảnh báo tồn kho	Tự động cảnh báo khi thấp hơn mức an toàn
Định mức vật tư	Gán theo công tác, hạng mục, tầng hoặc tổ đội
Phiếu điện tử	Lập, duyệt và truy vết phiếu yêu cầu, xuất kho
Tương thích đa thiết bị	PC online – App thông báo trực tiếp

Tại sao doanh nghiệp nên chọn Phần mềm Quản lý thi công 360?

Được thiết kế riêng cho ngành xây dựng Việt Nam
Giao diện tiếng Việt, dễ dùng, hỗ trợ đầy đủ quy trình vật tư
Triển khai nhanh, tích hợp với tiến độ, tài chính, tổ đội, nghiệm thu
Được hàng trăm nhà thầu, tổng thầu tin dùng
Dùng thử miễn phí 15 ngày với đầy đủ tính năng

Lời kết

Quản lý vật tư bằng Excel hay ghi tay là sai lầm kinh điển khiến nhiều nhà thầu “thất thoát không dấu vết”. Trong thời đại số hóa, việc ứng dụng Phần mềm Quản lý thi công 360 chính là giải pháp giúp bạn khóa chặt lỗ hổng vật tư, tối ưu nguồn lực và tăng lợi nhuận bền vững.