Quản lý biên bản nghiệm thu xây dựng Giải pháp hiệu quả bằng công nghệ

Biên bản nghiệm thu là căn cứ pháp lý bắt buộc trong quản lý chất lượng công trình. Nhưng thực tế cho thấy, nhiều nhà thầu và chủ đầu tư vẫn đang lưu trữ thủ công, dẫn đến thất lạc, sai biểu mẫu, chậm tiến độ hoặc không được kiểm toán chấp nhận.

Muốn làm chủ chất lượng – phải làm chủ biên bản. Giải pháp tối ưu hiện nay chính là quản lý biên bản nghiệm thu xây dựng bằng phần mềm chuyên dụng. Nghiệm thu 360 và Quản lý chất lượng 360 đang dẫn đầu xu hướng số hóa – tự động hóa – kiểm soát toàn diện từ biểu mẫu đến chữ ký và thời gian nghiệm thu.

Các loại biên bản cần lưu trữ

 Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

• Ghi nhận xuất xứ, CO – CQ, kết quả thí nghiệm vật liệu
• Áp dụng trước khi sử dụng bất kỳ vật liệu nào vào thi công
• Yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP

 Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng

• Dành cho từng công tác: thép – cốp pha – bê tông – xây – trát…
• Gồm thông tin kỹ thuật, ảnh hiện trường, nhật ký liên quan
• Là căn cứ để thanh toán khối lượng và chuyển bước thi công tiếp theo

 Biên bản nghiệm thu lắp đặt thiết bị – hệ thống

• Dùng cho hệ thống cơ điện, phòng cháy chữa cháy, camera, thang máy…
• Có kèm kiểm tra chức năng, test thiết bị, catalog kỹ thuật
• Đảm bảo trước khi nghiệm thu hạng mục hoặc toàn bộ công trình

 Biên bản nghiệm thu hoàn thành – bàn giao công trình

• Gồm tổng hợp tất cả biên bản trước đó, bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công
• Được Chủ đầu tư – TVGS – Nhà thầu – Cơ quan quản lý ký xác nhận
• Là hồ sơ tối quan trọng khi quyết toán và bàn giao

Cách kiểm soát thời gian và người ký

 Rủi ro khi không kiểm soát chặt

• Trễ ký → chậm tiến độ nghiệm thu → trễ thanh toán
• Thiếu chữ ký đúng vai trò → biên bản không có giá trị pháp lý
• Sai thời gian nghiệm thu → mâu thuẫn nhật ký → bị loại hồ sơ kiểm toán

 Giải pháp kiểm soát trên Nghiệm thu 360

• Tự động cảnh báo quá hạn nghiệm thu từng công việc
• Lưu lịch sử người ký, thời điểm ký, chức danh, chữ ký số hợp lệ
• Đồng bộ với hệ thống tiến độ và khối lượng, tránh sai sót vòng lặp

 Hệ thống phân quyền – bảo mật

• Người dùng chỉ ký khi đúng quyền hạn (TVGS không ký thay Nhà thầu)
• Quản lý theo vai trò: Chủ đầu tư – Giám sát – Nhà thầu – Tư vấn thiết kế
• Tất cả chữ ký được gắn mã định danh và lưu vết điện tử

Số hóa toàn bộ hệ thống bằng phần mềm

 Nghiệm thu 360 – Tự động tạo, lưu và xuất biên bản

• Giao diện chọn công tác → phần mềm tự động gợi ý mẫu biên bản phù hợp
• Nhập liệu một lần, phần mềm sinh đầy đủ biên bản, ảnh hiện trường, biểu mẫu chuẩn Bộ Xây dựng
• Lưu trữ cloud – đồng bộ dữ liệu – xuất PDF ký điện tử ngay trong hệ thống

 Quản lý chất lượng 360 – Kết nối xuyên suốt hồ sơ công trình

• Từ biên bản vật liệu đến công tác thi công và bàn giao – tất cả được liên kết
• Tạo báo cáo tổng hợp cho từng hạng mục, từng thời điểm
• Hỗ trợ kiểm tra nhanh theo ngày, theo nhóm công việc hoặc theo người ký

 Tích hợp chữ ký số và truy vết dễ dàng

• Ký trực tuyến – không cần in ấn, di chuyển
• Mọi biên bản đều có mã xác thực và QR tra cứu
• Hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán, hồ sơ pháp lý và kiểm tra của cơ quan nhà nước

Liên hệ triển khai Nghiệm thu 360 – Quản lý biên bản hiệu quả, hợp pháp, tiết kiệm

Hãy để phần mềm thay bạn kiểm soát hàng ngàn biên bản – đúng vai trò – đúng thời điểm – đúng pháp luật.

Nghiệm thu 360 và Quản lý chất lượng 360 là lựa chọn chiến lược cho các đơn vị chuyên nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• Mr Thắng – 090 336 7479
• Mr Thuý – 0787 64 64 68