Quản lý biên bản nghiệm thu xây dựng Giải pháp hiệu quả bằng công nghệ

Biên bản nghiệm thu là căn cứ pháp lý bắt buộc trong quản lý chất lượng công trình. Nhưng thực tế cho thấy, nhiều nhà thầu và chủ đầu tư vẫn đang lưu trữ thủ công, dẫn đến thất lạc, sai biểu mẫu, chậm tiến độ hoặc không được kiểm toán chấp nhận.

Muốn làm chủ chất lượng – phải làm chủ biên bản. Giải pháp tối ưu hiện nay chính là quản lý biên bản nghiệm thu xây dựng bằng phần mềm chuyên dụng. Nghiệm thu 360 và Quản lý chất lượng 360 đang dẫn đầu xu hướng số hóa – tự động hóa – kiểm soát toàn diện từ biểu mẫu đến chữ ký và thời gian nghiệm thu.

Các loại biên bản cần lưu trữ

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

Ghi nhận xuất xứ, CO – CQ, kết quả thí nghiệm vật liệu
Áp dụng trước khi sử dụng bất kỳ vật liệu nào vào thi công
Yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP

Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng

Dành cho từng công tác: thép – cốp pha – bê tông – xây – trát…
Gồm thông tin kỹ thuật, ảnh hiện trường, nhật ký liên quan
Là căn cứ để thanh toán khối lượng và chuyển bước thi công tiếp theo

Biên bản nghiệm thu lắp đặt thiết bị – hệ thống

Dùng cho hệ thống cơ điện, phòng cháy chữa cháy, camera, thang máy…
Có kèm kiểm tra chức năng, test thiết bị, catalog kỹ thuật
Đảm bảo trước khi nghiệm thu hạng mục hoặc toàn bộ công trình

Biên bản nghiệm thu hoàn thành – bàn giao công trình

Gồm tổng hợp tất cả biên bản trước đó, bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công
Được Chủ đầu tư – TVGS – Nhà thầu – Cơ quan quản lý ký xác nhận
Là hồ sơ tối quan trọng khi quyết toán và bàn giao

Cách kiểm soát thời gian và người ký

Rủi ro khi không kiểm soát chặt

Trễ ký → chậm tiến độ nghiệm thu → trễ thanh toán
Thiếu chữ ký đúng vai trò → biên bản không có giá trị pháp lý
Sai thời gian nghiệm thu → mâu thuẫn nhật ký → bị loại hồ sơ kiểm toán

Giải pháp kiểm soát trên Nghiệm thu 360

Tự động cảnh báo quá hạn nghiệm thu từng công việc
Lưu lịch sử người ký, thời điểm ký, chức danh, chữ ký số hợp lệ
Đồng bộ với hệ thống tiến độ và khối lượng, tránh sai sót vòng lặp

Hệ thống phân quyền – bảo mật

Người dùng chỉ ký khi đúng quyền hạn (TVGS không ký thay Nhà thầu)
Quản lý theo vai trò: Chủ đầu tư – Giám sát – Nhà thầu – Tư vấn thiết kế
Tất cả chữ ký được gắn mã định danh và lưu vết điện tử

Số hóa toàn bộ hệ thống bằng phần mềm

Nghiệm thu 360 – Tự động tạo, lưu và xuất biên bản

Giao diện chọn công tác → phần mềm tự động gợi ý mẫu biên bản phù hợp
Nhập liệu một lần, phần mềm sinh đầy đủ biên bản, ảnh hiện trường, biểu mẫu chuẩn Bộ Xây dựng
Lưu trữ cloud – đồng bộ dữ liệu – xuất PDF ký điện tử ngay trong hệ thống

Quản lý chất lượng 360 – Kết nối xuyên suốt hồ sơ công trình

Từ biên bản vật liệu đến công tác thi công và bàn giao – tất cả được liên kết
Tạo báo cáo tổng hợp cho từng hạng mục, từng thời điểm
Hỗ trợ kiểm tra nhanh theo ngày, theo nhóm công việc hoặc theo người ký

Tích hợp chữ ký số và truy vết dễ dàng

Ký trực tuyến – không cần in ấn, di chuyển
Mọi biên bản đều có mã xác thực và QR tra cứu
Hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán, hồ sơ pháp lý và kiểm tra của cơ quan nhà nước