Gia công phần mềm xây dựng: Làm xong mới biết không dùng được – Vì sao?

Câu chuyện thực tế: Phần mềm xây dựng "xong rồi mà không dùng được"

Trong hành trình chuyển đổi số ngành xây dựng, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư hàng trăm triệu, thậm chí vài tỷ đồng để gia công phần mềm xây dựng. Tuy nhiên, sau nhiều tháng phát triển và triển khai giai đoạn 1, kết quả thường là: phần mềm không dùng được.

Hậu quả là gì? Tổn thất tài chính, chậm tiến độ dự án, mất niềm tin vào công nghệ. Một số doanh nghiệp buộc phải bỏ toàn bộ hệ thống, trong khi nhiều nơi khác đối mặt với mâu thuẫn nội bộ do dữ liệu không thống nhất, quy trình làm việc bị xáo trộn. Tệ hơn, phần mềm thiếu bảo mật có thể dẫn đến rò rỉ thông tin nhạy cảm như hợp đồng, tài chính, hoặc nhân sự.

Vậy, vì sao phần mềm gia công lại thất bại? Dưới đây là 5 nguyên nhân chính và giải pháp để đảm bảo phần mềm quản lý xây dựng hoạt động hiệu quả.

5 nguyên nhân khiến phần mềm xây dựng không sử dụng được

Nguyên nhân 1: Thiếu tư vấn nghiệp vụ chuyên sâu ngành xây dựng

Phần mềm quản lý xây dựng có những đặc thù riêng biệt, không giống các ngành khác:

• Quản lý khối lượng, định mức, tiến độ, vật tư theo hạng mục, giai đoạn, tuyến, hoặc tầng.
• Linh hoạt theo loại công trình: nhà xưởng, dân dụng, hạ tầng, công nghiệp nặng, thủy lợi, giao thông.
• Kết nối dữ liệu hiện trường (nhật ký, hình ảnh, biểu mẫu) với văn phòng (nghiệm thu, thanh toán, báo cáo).
• Đồng bộ tiến độ, dòng tiền, vật tư theo nhiều chiều dữ liệu.

Nếu thiếu tư vấn chuyên sâu, nhà phát triển thường tạo ra phần mềm chung chung, không phù hợp với thực tế công trường.

Giải pháp:

• Chọn đối tác gia công phần mềm xây dựng có kinh nghiệm triển khai cho Tổng thầu, Ban QLDA, hoặc Tư vấn giám sát.
• Đảm bảo đối tác hiểu rõ các yêu cầu đặc thù của ngành xây dựng.

Nguyên nhân 2: Yêu cầu nghiệp vụ thiếu rõ ràng, không cụ thể

Một yêu cầu chung chung như “tôi cần quản lý tiến độ, hồ sơ” không đủ để phát triển phần mềm thi công xây dựng hiệu quả. Nhà phát triển cần:

• Sơ đồ quy trình nghiệp vụ: Từ lập kế hoạch, nghiệm thu, thanh toán, đến báo cáo và kết thúc hợp đồng.
• File Excel thực tế: Bảng khối lượng, BOQ, thanh toán, tiến độ, nhật ký, theo dõi vật tư để chuẩn hóa dữ liệu.
• Biểu mẫu và quy định pháp lý: Áp dụng theo Nghị định 06/2021, 99/2021, 175/2024 và các tiêu chuẩn ngành.
• Danh sách biểu mẫu: Phiếu, biên bản, nhật ký công trình đang sử dụng.

Giải pháp:

• Thực hiện khảo sát chi tiết, lập bài toán đầy đủ chức năng trước khi gia công.
• Triển khai PoC (Proof of Concept) trên một dự án nhỏ để kiểm chứng tính khả thi.

Nguyên nhân 3: Thiếu góc nhìn từ người dùng cuối

Phần mềm quản lý xây dựng phục vụ nhiều vai trò:

• Kỹ sư hiện trường: Cần giao diện thân thiện, nhập liệu nhanh trên điện thoại/máy tính bảng, hỗ trợ offline, tích hợp mẫu biểu như nhật ký, biên bản nghiệm thu.
• Cán bộ tổng hợp: Yêu cầu xuất báo cáo linh hoạt, lọc dữ liệu theo ngày, tổ đội, khối lượng, tiến độ.
• Lãnh đạo dự án: Cần dashboard tổng quan, cảnh báo rủi ro, theo dõi dòng tiền và tiến độ thời gian thực.

Nếu chỉ thiết kế theo yêu cầu của lãnh đạo, phần mềm sẽ khó sử dụng cho người vận hành trực tiếp, dẫn đến:

• Giao diện phức tạp, thao tác khó khăn.
• Thiếu báo cáo phù hợp với từng vai trò.
• Không có hướng dẫn chi tiết hoặc hỗ trợ kỹ thuật nhanh.

Giải pháp:

• Lắng nghe ý kiến từ kỹ sư, cán bộ tổng hợp, và lãnh đạo ngay từ giai đoạn thiết kế giao diện.
• Tổ chức mô phỏng tình huống thực tế và cho người dùng cuối tham gia thử nghiệm.

Nguyên nhân 4: Phần mềm thiếu tích hợp quản lý tổng thể

Một phần mềm thi công xây dựng chỉ quản lý tiến độ mà không tích hợp ngân sách, vật tư, nhân công sẽ gây ra:

• Dữ liệu trùng lặp, sai sót khi đối chiếu.
• Quy trình ra quyết định bị chia cắt, giảm hiệu quả.

Giải pháp:

• Triển khai phần mềm quản lý xây dựng 360 độ, bao gồm:
  • Lập, điều chỉnh, kiểm soát tiến độ theo hạng mục, tuyến, tầng.
  • Quản lý ngân sách, dòng tiền, thanh toán theo BOQ hoặc đơn giá.
  • Theo dõi xuất-nhập-tồn vật tư, đề xuất vật tư theo tiến độ.
  • Quản lý nhân công, chấm công, ca máy, hao phí, khối lượng.
  • Quản lý hợp đồng, phân quyền duyệt, cảnh báo sai tiến độ.
  • Xuất báo cáo tự động: lợi nhuận, khối lượng, tiến độ, nhật ký công trình.

Nguyên nhân 5: Thiếu quy trình vận hành và đào tạo

Dù phần mềm có tiên tiến đến đâu, nếu thiếu:

• Tài liệu hướng dẫn: Văn bản, video chi tiết cho từng vai trò.
• SOP (Quy trình vận hành chuẩn): Xử lý các tình huống thực tế.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline hoặc kênh phản hồi nhanh.
• Đào tạo thực tế: Theo vai trò và tình huống công trường.

Người dùng sẽ gặp khó khăn, dẫn đến:

• Không biết cách bắt đầu, dùng sai chức năng.
• Mất thời gian tự mày mò, dễ nản và quay lại làm thủ công.
• Hiệu ứng domino: Một người không dùng, cả đội cũng bỏ.

Giải pháp:

• Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm quản lý xây dựng cung cấp:
  • Tài liệu, video hướng dẫn chi tiết.
  • Đào tạo trực tiếp tại công trường hoặc online theo kịch bản thực tế.
  • Hotline/Zalo hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn triển khai và bảo hành.
  • Kế hoạch đào tạo định kỳ cho nhân sự mới.

Làm sao để gia công phần mềm xây dựng “dùng được”?

Để phần mềm quản lý xây dựng thực sự hiệu quả, cần một quy trình bài bản:

1. Tư vấn nghiệp vụ chuyên sâu: Hiểu rõ nhu cầu, điểm đau, và khả năng ứng dụng thực tế của doanh nghiệp.
2. Phân tích quy trình: Thiết kế luồng dữ liệu chuẩn, giữ thói quen tốt và cải tiến hiệu quả.
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu linh hoạt: Đáp ứng đa dạng công trình và dễ mở rộng trong tương lai.
4. Thử nghiệm thực tế: Triển khai dự án pilot, lấy ý kiến từ nhiều vai trò, tinh chỉnh trước khi nhân rộng.
5. Đào tạo và hỗ trợ: Đảm bảo người dùng hiểu, dùng đúng, và được hỗ trợ nhanh chóng khi cần.

Thiếu bất kỳ bước nào, phần mềm thi công xây dựng có thể hoàn thiện về lập trình nhưng vẫn không vận hành được.

Chúng tôi – Đơn vị gia công phần mềm xây dựng hàng đầu Việt Nam

Chúng tôi tự hào là đơn vị tư vấn và phát triển phần mềm xây dựng với hơn hàng chục dự án thành công tại Việt Nam. Không chỉ viết mã, chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp để tạo ra phần mềm quản lý xây dựng phù hợp với quy trình và văn hóa nội bộ.

Một số sản phẩm nổi bật

• Phần mềm Nghiệm thu – Thanh quyết toán xây dựng 360: Tối ưu hóa quy trình nghiệm thu, thanh toán, báo cáo. Xem chi tiết.
• Phần mềm Quản lý dự án theo ISO 19650: Đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin dự án. Xem chi tiết.
• Phần mềm Quản lý thi công xây dựng 360: Quản lý tiến độ, vật tư, nhân công, ngân sách toàn diện. Xem chi tiết.

Vì sao chọn chúng tôi?

• Chuyên môn sâu: Hiểu rõ đặc thù ngành xây dựng, từ công trường đến văn phòng.
• Đồng hành lâu dài: Tư vấn, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật liên tục.
• Cam kết chất lượng: Phần mềm dùng được, dùng tốt, và đáng tin cậy.

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí

Hãy để chúng tôi giúp bạn xây dựng phần mềm quản lý xây dựng hiệu quả, đúng nhu cầu, và bền vững. Đội ngũ tư vấn của TBT Việt Nam luôn sẵn sàng lắng nghe!

THÔNG TIN LIÊN HỆ
Công ty TBT Việt Nam

• Trụ sở chính: 122 Lê Lai, khu 4, P. Bắc Sơn, TX Bỉm Sơn, Thanh Hóa
• VP Hà Nội: Phòng 219, CT 5B, KĐT Xa La, Thanh Trì, Hà Nội
• VP TP.HCM: 36/31A/12, Đường số 4, KP6, Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
• Hotline: 0787 64 65 68 | 096 636 0702 | 091 222 4669