Trình tự làm hồ sơ quản lý chất lượng công trình từ A đến Z

Trong mọi dự án xây dựng – từ dân dụng, công nghiệp đến hạ tầng – hồ sơ quản lý chất lượng công trình (QLCL) là điều kiện bắt buộc để được nghiệm thu, thanh toán và quyết toán. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn còn làm hồ sơ thiếu trình tự, sai biểu mẫu hoặc lưu trữ thủ công, dẫn đến bị cơ quan giám sát, kiểm toán trả về, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án.

Vậy trình tự đúng để lập hồ sơ QLCL là gì? Làm sao để không sai, không thiếu, không mất thời gian? Câu trả lời nằm ở 3 yếu tố: nắm chắc quy trình – hiểu rõ vai trò hồ sơ – ứng dụng phần mềm Nghiệm thu 360.

Giai đoạn chuẩn bị – thi công – nghiệm thu – hoàn công

Giai đoạn chuẩn bị đầu vào

Lập kế hoạch quản lý chất lượng (theo Thông tư 10/2021/TT-BXD)
Tập hợp các hồ sơ pháp lý: giấy phép xây dựng, bản vẽ phê duyệt, hợp đồng, tiến độ
Kiểm tra điều kiện năng lực nhà thầu và vật liệu đầu vào (CO-CQ, thí nghiệm…)

Giai đoạn triển khai thi công

Nhật ký thi công hàng ngày (theo đúng form mẫu theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP)
Biên bản kiểm tra nội bộ, kiểm tra giám sát định kỳ
Hồ sơ chất lượng vật liệu, thiết bị, bản vẽ shop-drawing

Giai đoạn nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu từng công việc, từng hạng mục
Hình ảnh, kết quả thí nghiệm, chứng nhận an toàn kèm theo
Ký xác nhận đầy đủ giữa các bên: Nhà thầu – Tư vấn – Chủ đầu tư

Giai đoạn hoàn công – lưu trữ

Lập bản vẽ hoàn công (theo thực tế thi công)
Hồ sơ hoàn công tổng hợp theo từng giai đoạn
Lưu trữ hồ sơ bản mềm và bản cứng theo quy định

Vai trò của từng loại hồ sơ

Không chỉ để đối phó – mà là công cụ pháp lý và quản lý

Hồ sơ chất lượng là bằng chứng thi công đúng thiết kế và tiêu chuẩn
Là căn cứ để thanh toán, quyết toán, nghiệm thu, kiểm toán
Giúp truy xuất dữ liệu khi xảy ra sự cố, tranh chấp sau này

Phân loại hồ sơ QLCL theo nhóm

Nhóm pháp lý & chuẩn bị: giấy phép, hợp đồng, tiến độ
Nhóm thi công: nhật ký, biên bản, shop-drawing, CO-CQ
Nhóm nghiệm thu: BBNT công việc – hạng mục – hoàn thành
Nhóm hoàn công & lưu trữ: bản vẽ hoàn công, hồ sơ tổng hợp

Sử dụng phần mềm để lập và lưu trữ nhanh chóng

Nghiệm thu 360 – Tự động hóa toàn bộ quy trình hồ sơ

Tự động tạo BBNT theo mẫu chuẩn pháp lý
Gắn file CO-CQ, ảnh hiện trường, nhật ký vào từng công việc
Phân quyền người ký, lưu trữ điện tử, truy xuất dễ dàng

Quản lý chất lượng 360 – Kết nối dữ liệu xuyên suốt

Hồ sơ QLCL được liên kết với tiến độ thi công, nhật ký và thanh toán
Cảnh báo công việc chưa nghiệm thu hoặc thiếu biên bản
Tự động xuất hồ sơ theo danh mục ban quản lý yêu cầu

Kết luận: Muốn làm đúng – đủ – nhanh, phải có quy trình và công cụ

Lập hồ sơ QLCL không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ kỹ thuật – mà là trách nhiệm pháp lý của cả dự án. Hãy bỏ cách làm thủ công, thay vào đó sử dụng Nghiệm thu 360 và Quản lý chất lượng 360 để:

Lập đầy đủ hồ sơ từ A-Z
Không còn trễ tiến độ do thiếu BBNT
Chuẩn chỉnh biểu mẫu – đúng quy định – truy xuất nhanh chóng