Cách làm list hồ sơ nghiệm thu nhanh và chuẩn theo mẫu

Trong công tác quản lý chất lượng công trình, lập danh sách hồ sơ nghiệm thu đầy đủ – đúng chuẩn – đúng tiến độ luôn là yêu cầu then chốt của Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều nhà thầu và kỹ sư hiện trường vẫn làm thủ công từng biên bản một cách rời rạc, thiếu hệ thống, dẫn đến:

Trùng lặp biểu mẫu
Bỏ sót công việc
Không đồng bộ giữa các giai đoạn nghiệm thu

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách tạo “list hồ sơ nghiệm thu” bài bản, đảm bảo chuẩn pháp lý – chuẩn kỹ thuật – tối ưu thời gian, đồng thời giới thiệu giải pháp Nghiệm thu 360 – Quản lý chất lượng 360 giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Cách tạo danh sách biểu mẫu theo loại công tác

Phân loại công việc theo hệ thống công tác

Việc lập list hồ sơ nghiệm thu nên được bắt đầu từ việc phân nhóm công việc theo từng hệ công tác rõ ràng:

Công tác bê tông: Ván khuôn, lắp thép, đổ bê tông
Công tác xây: Xây tường, trát tường, hoàn thiện mặt ngoài
Công tác điện nước: Lắp ống, kéo dây, đấu nối thiết bị
Công tác hoàn thiện: Sơn, lát gạch, lắp đặt nội thất
Công tác lắp đặt thiết bị: Điều hòa, thang máy, PCCC

Ví dụ list mẫu:

STT	Công việc	Mã công tác	Tầng	Giai đoạn	Hồ sơ kèm theo
1	Lắp dựng ván khuôn cột	BT-C1	Tầng 1	Ván khuôn	Bản vẽ, ảnh
2	Đổ bê tông sàn	BT-S2	Tầng 2	Bê tông	Biên bản cấp phối
3	Lắp đặt điện chiếu sáng	DN-01	Tầng 3	Điện	Shopdrawing, CO

Tránh trùng lặp, thiếu sót khi lập list

3 lỗi phổ biến khi lập danh sách hồ sơ nghiệm thu

Ghi trùng công việc nhiều lần → gây rối khi kiểm tra
Bỏ sót các công việc nhỏ, phụ như khoan lõi, dọn dẹp, vận chuyển
Không theo thứ tự thi công thực tế → gây bất nhất với nhật ký và kế hoạch tiến độ

Hướng dẫn kiểm tra chéo và tối ưu danh sách

Đối chiếu với tiến độ thi công, nhật ký, bảng vật tư, CO-CQ đã thu thập
Gắn mã công việc đồng bộ với mã trên phần mềm quản lý tiến độ
Sử dụng biểu mẫu Excel động, có checkbox kiểm tra trạng thái nghiệm thu

Tự động hóa bằng phần mềm Quản lý chất lượng 360

Nghiệm thu 360 – Lập và theo dõi hồ sơ theo list chỉ trong 1 phút

Nhập list công việc → phần mềm tự động sinh biên bản theo loại công tác
Kéo thả tài liệu liên quan: ảnh hiện trường, thí nghiệm, CO-CQ
Tự động xác định người ký theo vai trò đã phân quyền

Quản lý chất lượng 360 – Quản lý tổng thể toàn bộ hồ sơ

List được liên kết với tiến độ, nhật ký, báo cáo tuần
Cho phép xuất báo cáo nghiệm thu theo công việc – tổ đội – thời gian
Ký điện tử toàn bộ biên bản – theo đúng Thông tư 10/2021/TT-BXD và Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Lợi ích vượt trội

Rút ngắn 80% thời gian làm hồ sơ
Không còn tình trạng sót biên bản – sai mẫu – ký trùng
Chuẩn hóa biểu mẫu theo quy định mới nhất

Liên hệ triển khai phần mềm – Biến list hồ sơ nghiệm thu thành công cụ quản lý chất lượng

Quản lý công trình bằng list hồ sơ nghiệm thu không còn là lý thuyết. Với Nghiệm thu 360 và Quản lý chất lượng 360, mọi công tác thi công – nghiệm thu – lưu trữ – báo cáo được tự động hóa, rõ ràng – khoa học – minh bạch.

---------------